…sie unterscheiden nicht genau zwischen einer Aufgabe (Todo) und einem Termin.
Für eine effektive und vor allem funktionierende Zeitplanung ist dieser Unterschied essentiell!
Erfahre in diesem Blog-Beitrag, worin die Unterschiede liegen und warum man das strikt beherzigen sollte.
Eine Aufgabe (ein Todo)
Eine Aufgabe ist ein Tätigkeit, die du auf deiner Todo-Liste (Aufgabenliste, Erledigungsliste) steht und die du in der Regel alleine (also ohne anderen Menschen) erledigen kannst. Du solltest die Dauer für die Bearbeitung einer Aufgabe grob und großzügig schätzen.
Beispiele für Aufgaben:
- Einkaufen gehen
- Newsletter schreiben
- Konzept zum Thema X entwickeln
- Rede vorbereiten
- Eingangsrechnungen buchen
Aufgaben haben NICHTs im Kalender zu suchen! Das machen die meisten Menschen falsch: Sie planen ihren Tag und schreiben sich ihre Aufgaben in den Kalender mit einem Zeitfenster. Das Problem bei dieser Vorgehensweise ist, dass IMMER ungeplante Aufgaben auf uns einprasseln, z.B. wenn unsere Führungskraft im Büro steht und „mal eben schnell“ noch eine Zuarbeit von uns benötigt. ZACK! Die Planung wurde durchkreuzt. Wir sind frustriert und haben das Gefühl, dass wir NICHTS geschafft haben.
So geht es besser
Erster Tipp: Führe mindestens eine (elektronische) Todo-Liste. Du kannst auch mehrere Listen in einem Programm pflegen. Das hat den Vorteil, dass du deine Lebensbereiche (Beruf, Haushalt, Hobby etc.) voneinander trennen und dich besser fokussieren kannst.
Zweiter Tipp: Versehe jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum, das dir noch Puffer gibt bis die tatsächliche Deadline erreicht ist. Wenn es keine Deadline gibt, dann setze das Datum auf den letzten Tag des laufenden Jahres (31.12.20XX).
Dritter Tipp: Beschäftige dich jeden Morgen vor Arbeitsbeginn mit deiner Aufgabenliste und entscheide, was HEUTE wichtig und dringend ist. Das sind die Prio-A-Aufgaben des Tages.
Ein Termin
Ein Termin ist ein Eintrag in deinem Kalender, den du in der Regel gemeinsam mit anderen Menschen wahrnimmst. Ein Termin hat einen feste Anfangs- und Endzeit. Alle Teilnehmenden sollten sich an diese Zeiten halten, damit sie die anderen nicht durch Zuspätkommen oder Überziehen stressen.
Beispiele für Termine:
- wöchentliches Teammeeting
- Rücksprache mit einer Kollegin
- Volleyballtraining
- Ausbilderkonferenz
- Seminar „Zeit- und Selbstmanagement“
Termine sind keine AUFGABEN! Für einen erfolgreichen Termin solltest du dich gut vorbereiten. Das ist eine Aufgabe, die vor dem Termin fällig wird.
Was möchtest du mit den anderen besprechen? Welche Fragen hast du an welchen Teilnehmer? Habt ihr eine Agenda festgelegt? Häufig werden Aufgaben während eines Termins verteilt. Diese kommen dann wieder auf deine Todo-Liste mit einem Fälligkeitsdatum.
So geht es besser
Erster Tipp: Plane ca. 30% bis 40% deiner täglichen Arbeitszeit für UNGEPLANTE Aufgaben ein. Bei einem 8h-Tag wären das 2,5 bis 3 Stunden.
Zweiter Tipp: Blocke dir diese Zeit in deinem Kalender, damit kein anderer sie mit Besprechungen „kapert“. Nenne diesen Termin „Bürozeit“. Hier kannst du entweder deine Todo-Liste nach Prioritäten abarbeiten, E-Mails checken oder eben ungeplanten Aufgaben nachgehen ohne in Stress zu geraten.
Dritter Tipp: Du solltest die Dauer nicht auf ganze Stunden festlegen, damit du zwischen zwei Terminen noch Zeit für Essen, Trinken oder einen Toilettengang hast. Probiere 50 Minuten-Termine anstelle von 60 und 25 Minuten anstelle von 30.
